□雅凝
    物資采購管理是企業(yè)降低成本，增強(qiáng)市場競爭力、提高利潤水平的有效手段，是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。為了應(yīng)對(duì)競爭，企業(yè)近年來在采購管理方面廣泛進(jìn)行流程的優(yōu)化和再造，期望能夠通過優(yōu)化采購管理流程，在競爭中占據(jù)有利的位置。
    東華厚盾在華北電力設(shè)計(jì)院多年的采購管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的支持下，在對(duì)客戶現(xiàn)有采購流程及相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行充分調(diào)研和分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)今最先進(jìn)的采購管理思想及軟件設(shè)計(jì)思想，在厚盾成熟的全面預(yù)算管理軟件平臺(tái)下開發(fā)了一個(gè)全新的物資采購信息系統(tǒng)。
    該系統(tǒng)利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,幫助企業(yè)動(dòng)態(tài)掌握和控制物資采購的全過程，實(shí)現(xiàn)了采購過程的商流、物流、信息流的結(jié)合，為企業(yè)打造了一個(gè)具有完善的流程控制、客觀的供應(yīng)商評(píng)價(jià)、詳盡的物資管理功能的平臺(tái)。并通過這樣一個(gè)平臺(tái)，為企業(yè)提供了便捷、高效的集中采購采購管理模式，避免了物資需求單位各自為政、多頭對(duì)外的封閉狀態(tài)，減少了重復(fù)采購現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了零庫存，從而有效地整合了企業(yè)的資源，成就了企業(yè)整個(gè)采購產(chǎn)業(yè)鏈的高效流暢運(yùn)轉(zhuǎn)，提高了企業(yè)的核心競爭力；同時(shí)，為供應(yīng)商也提供了一個(gè)進(jìn)行商品展示、訂單管理、發(fā)貨管理的平臺(tái)，幫助企業(yè)和供應(yīng)商雙方都降低了管理成本，促進(jìn)了采供雙方的良性合作，創(chuàng)造了一個(gè)共享、共贏的市場環(huán)境。
    該系統(tǒng)的主要用戶為（物資采購）歸口管理經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人，部門采購管理員、部門負(fù)責(zé)人，預(yù)算（費(fèi)用）部門負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)（稽核、負(fù)責(zé)人、出納），供應(yīng)商以及系統(tǒng)管理員。
    該系統(tǒng)的主要流程實(shí)現(xiàn)包括：
    首先，系統(tǒng)初始化階段。企業(yè)物資采購歸口管理部門的系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中設(shè)置商品分類、供應(yīng)商分類，并添加經(jīng)審查通過后的供應(yīng)商信息、為供應(yīng)商設(shè)置可以上架的商品分類并開通供應(yīng)商賬號(hào)。此后供應(yīng)商可以通過專門的URL登錄系統(tǒng)，上載商品信息，經(jīng)管理員審批后顯示為上架狀態(tài)。
    其次，在線采購及審批。部門采購員登錄系統(tǒng)瀏覽或檢索商品，將選中的商品放入購物車，生成訂單并提交申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至預(yù)算（費(fèi)用）部門負(fù)責(zé)人。預(yù)算（費(fèi)用）部門負(fù)責(zé)人可通過待辦事項(xiàng)收到待審批的訂單申請(qǐng)，并在系統(tǒng)中進(jìn)行審批（審批過程中可查看需求部門負(fù)責(zé)人審核意見、可查看可用預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行明細(xì)情況，可修改采購數(shù)量等），審批完畢后系統(tǒng)根據(jù)訂單明細(xì)中每項(xiàng)商品對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商自動(dòng)分拆為各供應(yīng)商的采購單，分發(fā)給各個(gè)供應(yīng)商。
    第三，商品發(fā)運(yùn)及驗(yàn)收。各供應(yīng)商登錄系統(tǒng)，可通過待辦或待處理采購單列表，查看到分發(fā)給自己的采購單，并可根據(jù)明細(xì)分批次打印送貨單，打印時(shí)，可選擇本次送貨的商品及本次送貨數(shù)量。
    部門采購員收到供應(yīng)商提供的商品，進(jìn)行驗(yàn)收后，分別在紙質(zhì)及系統(tǒng)中的送貨單上進(jìn)行收貨確認(rèn)。
    第四，商品結(jié)算。供應(yīng)商定期將已確認(rèn)收貨的發(fā)貨單生成結(jié)算申請(qǐng)單，提交企業(yè)物資采購歸口管理部門進(jìn)行審批，審批通過后，可生成結(jié)算支付單并提交到財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門稽核及負(fù)責(zé)人審核通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)算管理系統(tǒng)中的待支付記錄，出納員核對(duì)原始發(fā)票、紙質(zhì)結(jié)算單等是否真實(shí)完整，是否與待支付記錄一致，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行支付。
    第五，供應(yīng)商評(píng)價(jià)。各部門在商品使用過程中可以在系統(tǒng)里對(duì)供應(yīng)商的商品質(zhì)量、送貨的及時(shí)度等進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋，為企業(yè)物資采購管理部門對(duì)供應(yīng)商做出合理評(píng)級(jí)、優(yōu)勝劣汰提供可靠依據(jù)。
    最后，與全面預(yù)算接口。全面預(yù)算管理涉及企業(yè)的一切經(jīng)營活動(dòng)，物資采購也不例外。在物資采購管理的訂單管理、采購借款管理、結(jié)算管理等多個(gè)環(huán)節(jié)都與全面預(yù)算管理有接口：在需求單位進(jìn)行采購訂單申請(qǐng)審批環(huán)節(jié)，需求單位需要明確所使用預(yù)算（費(fèi)用）的責(zé)任單位及具體預(yù)算項(xiàng)目，審核審批環(huán)節(jié)根據(jù)該預(yù)算項(xiàng)目的預(yù)算情況（生效情況、已執(zhí)行情況、在途情況、可用情況）以及執(zhí)行明細(xì)等各種信息進(jìn)行審批決策；在借款及結(jié)算環(huán)節(jié)，審核審批的各個(gè)環(huán)節(jié)（包括需求單位負(fù)責(zé)人、歸口單位負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)等）都可以通過確認(rèn)采購物資的收貨情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、借款情況、預(yù)算實(shí)際使用等各種情況為審批決策提供客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面的科學(xué)依據(jù)。